mai 11, 2021

Dématérialisation des documents : êtes-vous prêt à passer au sans papier ?

Le monde connait le papier depuis bien longtemps. Nous aimons le papier et nous utilisons le papier depuis des centaines d’années pour écrire, dessiner et travailler. Les meilleures innovations de l’humanité ont été initialement griffonnées sur papier avant de nous épater tous, mais le papier, sans doute, a eu son temps. Avec les logiciels informatisés les schémas, les plans, les documents techniques, les factures, les registres de commerce… sont désormais numérisés et classés dans des répertoires virtuels. Cette révolution au niveau de la conception des idées et du stockage de l’information a donné aux entreprises une capacité grandissante de traitement de l’information dans un souci de perfectionnement de leurs prestations et de gestion des délais. Et suivant l’évolution naturelle des choses, la prochaine étape serait la disparition totale du papier de nos bureaux.

En effet, de nos jours, de nombreuses entreprises réalisent les avantages, tant pour eux-mêmes que pour l’environnement dans lequel nous vivons, de passer à la dématérialisation des documents financiers et administratifs. Comme beaucoup d’entre vous le savent peut-être, l’utilisation excessive du papier pour les travaux d’impression est l’un des principaux facteurs qui contribuent aux problèmes environnementaux en raison d’une forte demande de papier qui n’est souvent pas correctement réapprovisionnée. Cela signifie moins d’arbres, ce qui signifie que moins d’oxygène est émis dans l’environnement, et par conséquent plus de réchauffement climatique. Des milliers d’animaux perdent quotidiennement leur habitation en raison de la déforestation. Faire le choix de passer à la dématérialisation est l’expression de l’engagement en faveur de la cause écologique, ce qui pourrait avoir un impact très positif sur l’image de marque de votre entreprise.

Bureau sans papier : avantages de la dématérialisation

Le terme « bureau sans papier », littéralement traduit de l’anglais « paperless office » est devenu un terme à la mode ces derniers temps. En vérité, aucun bureau ne pourra jamais être véritablement dématérialisé à moins que tous les bureaux du monde ne décident de le faire, ce qui ne se produira pas de sitôt, mais il y a de nombreux avantages de dématérialiser au bureau.

Une grande quantité de papier qui est utilisée dans et autour du bureau est inutile. Il est possible de mettre en place des systèmes de gestion de documents numériques pour gérer et traiter tous les documents, les garder de manière organisée et ordonnée, tout en partageant des documents avec d’autres ne signifie pas les imprimer et les transmettre, cela signifie partager par e-mail. Avec les innovations d’aujourd’hui, le bureau sans papier est vraiment plus proche que jamais.

Le processus commence par la numérisation de documents, généralement effectuée par un service de numérisation professionnel. En raison de leur connaissance de l’industrie et de leur équipement de numérisation puissant, les sociétés de numérisation peuvent rapidement numériser, indexer et même OCR vos documents pour les rendre consultables en texte intégral. Ceci est très pratique si vous avez besoin de rechercher certains mots ou phrases clés dans vos documents et économisera d’innombrables heures par rapport à la recherche manuelle. La gestion numérique des documents est également conçue pour être aussi simple que possible afin que tout le monde puisse la mettre en œuvre, ce qui permet de gagner du temps et de l’argent.

Une fois les documents numérisés, ils seront placés dans votre propre système de gestion de documents qui peut être constamment mis à jour lorsque vous recevez des factures et d’autres documents de l’extérieur qui nécessitent d’être ajoutés au système. Une fois que le gros lot de travail est terminé, il est facile d’assurer la dématérialisation des documents quotidiens en utilisant votre propre scanner de bureau.

Il est donc en effet possible de gagner un bureau sans papier et non seulement cela vous donne un attrait écologique, mais cela vous fera également gagner beaucoup de temps et de dépenses inutiles sur les frais onéreux d’impression et de stockage.